Thẻ nhân viên là thẻ nhựa PVC khổ CR80 (85,6 × 54 mm) in ảnh, họ tên, chức danh và mã nhận dạng của người lao động, dùng để nhận diện tại chỗ và để chấm công, mở cửa khi phôi thẻ có gắn chip.
Tóm tắt nhanh
- Phôi chuẩn: PVC trắng khổ CR80, độ dày 0,76 mm.
- Dưới vài trăm thẻ mỗi năm: một máy in một mặt là đủ.
- In hai mặt liên tục hoặc số lượng lớn: chọn máy có bộ lật thẻ tự động.
- Cần chấm công, mở cửa: chọn phôi chip và xác định rõ 125 kHz hay Mifare 13.56 MHz trước khi mua.
- Thẻ in phủ màu tới sát mép: dùng máy in nhiệt chuyển tiếp (retransfer).
Thẻ nhân viên gồm những lớp thông tin nào?
Một chiếc thẻ nhân viên hoàn chỉnh thường chồng ba lớp thông tin lên cùng một phôi thẻ.
| Lớp | Nội dung | Cách tạo ra |
|---|---|---|
| Lớp nhìn bằng mắt | Ảnh, họ tên, chức danh, phòng ban, logo | In màu bằng máy in thẻ |
| Lớp máy đọc quang | Mã vạch hoặc QR code | In đen bằng chính máy in thẻ |
| Lớp máy đọc không tiếp xúc | Mã số chip cho chấm công, kiểm soát cửa | Nằm sẵn trong phôi thẻ chip, ghi bằng đầu đọc/ghi |
Ba lớp này độc lập nhau. Doanh nghiệp chỉ cần nhận diện bằng mắt thì phôi trắng thường là đủ; chỉ khi cần chấm công hoặc kiểm soát ra vào mới phải trả thêm tiền cho phôi chip.
Nên in thẻ nhân viên tại công ty hay đặt ngoài?
Câu trả lời phụ thuộc vào số thẻ mỗi năm và mức độ nhạy cảm của thông tin trên thẻ.
| Tiêu chí | Đặt in ngoài | Tự in tại công ty |
|---|---|---|
| Phù hợp khi | Cấp thẻ theo đợt, mẫu ít thay đổi | Nhân sự biến động, cần cấp thẻ ngay trong ngày |
| Thời gian có thẻ | Theo lịch của xưởng in | Vài phút cho mỗi thẻ |
| Ảnh và dữ liệu nhân sự | Phải gửi danh sách ra ngoài | Không rời khỏi công ty |
| Chi phí ban đầu | Không có | Tiền máy và vật tư ban đầu |
| Chi phí trên mỗi thẻ | Giảm mạnh khi in số lượng lớn | Ổn định, gồm phôi và ruy băng |
| Cấp lại thẻ mất | Phải chờ gom đủ đơn | In lại ngay |
Nhiều doanh nghiệp chọn cách kết hợp: đặt in offset hàng loạt phần nền thẻ có logo và hoa văn, rồi dùng máy tại văn phòng chỉ in ảnh, tên và mã nhân viên lên phôi đã có sẵn nền. Cách này giữ được chất lượng nền in offset mà vẫn cấp thẻ được ngay.
Chọn máy in thẻ nhân viên theo quy mô nào?
Ba câu hỏi quyết định cấu hình: mỗi năm in bao nhiêu thẻ, có in hai mặt không, và thiết kế có tràn màu ra sát mép thẻ hay không.
| Quy mô nhân sự | Cấu hình phù hợp | Công nghệ in |
|---|---|---|
| Vài chục đến vài trăm nhân viên | Máy in một mặt, khay thẻ nhỏ | In nhiệt trực tiếp |
| Vài trăm đến vài nghìn nhân viên | Máy in hai mặt tự động, khay lớn | In nhiệt trực tiếp |
| Thẻ tràn màu sát mép, có yếu tố bảo mật | Máy in nhiệt chuyển tiếp | Retransfer |
| Tập đoàn, in tập trung cho nhiều chi nhánh | Máy công nghiệp, khay dung lượng lớn | Retransfer hoặc in trực tiếp |
Điểm hay bị bỏ sót: máy in nhiệt trực tiếp luôn để lại một viền trắng rất mảnh quanh mép thẻ vì đầu in không thể chạm tới cạnh phôi. Nếu bộ nhận diện thương hiệu yêu cầu màu tràn hết mép, chỉ máy in nhiệt chuyển tiếp mới đáp ứng được — mực được in lên màng trong rồi ép cả màng lên thẻ nên phủ kín tới cạnh.
Các máy đang phân phối
Nhóm máy hai mặt và máy in nhiệt chuyển tiếp dành cho doanh nghiệp quy mô lớn hơn:
Thẻ nhân viên có cần gắn chip không?
Chỉ cần chip khi thẻ phải làm thêm việc gì đó ngoài việc cho người khác nhìn thấy. Nếu công ty đã có máy chấm công hoặc khoá cửa dùng thẻ, phải xác định đúng tần số của hệ thống đang chạy trước khi đặt phôi.
| Thẻ 125 kHz | Thẻ Mifare 13.56 MHz | |
|---|---|---|
| Chức năng | Chỉ phát ra một mã số cố định | Có bộ nhớ ghi được, chia vùng dữ liệu |
| Thường dùng cho | Chấm công, mở cửa cơ bản | Chấm công, mở cửa, ví nội bộ, phân quyền |
| Khả năng ghi thêm | Không | Có |
| Bảo mật | Thấp, dễ sao chép | Cao hơn, có khoá vùng nhớ |
Hai loại này không đọc lẫn nhau. Đặt nhầm tần số là phải bỏ cả lô phôi, nên hãy mang một thẻ đang dùng được tới để đối chiếu, hoặc chụp nhãn model của đầu đọc gửi cho kỹ thuật.
Ngoài máy in thì cần chuẩn bị vật tư gì?
- Phôi thẻ — PVC trắng CR80 dày 0,76 mm cho thẻ thường, phôi chip nếu cần chấm công. Xem phôi thẻ trắng.
- Ruy băng màu — mỗi dòng máy dùng một mã ruy băng riêng, không dùng chéo được. Xem mực in thẻ nhựa.
- Dây đeo và bao đựng — bảo vệ mặt in khỏi xước khi đeo hằng ngày. Xem dây đeo thẻ và phụ kiện.
- Thẻ vệ sinh — chạy định kỳ để làm sạch trục kéo, tránh vệt bẩn trên thẻ.
Quy trình cấp thẻ cho nhân viên mới diễn ra thế nào?
- Chụp ảnh chân dung nền trơn, đủ sáng, không đeo kính râm.
- Nhập họ tên, mã nhân viên, chức danh, phòng ban vào mẫu thẻ có sẵn.
- In thử một thẻ, kiểm tra ảnh không bị lệch và mã vạch quét được.
- Nếu là phôi chip: ghi mã thẻ vào phần mềm chấm công hoặc kiểm soát cửa.
- Bàn giao thẻ kèm dây đeo, ghi nhận vào sổ cấp phát.
- Khi nhân viên nghỉ việc: thu hồi thẻ và huỷ quyền của mã thẻ đó trong phần mềm.
Bước cuối cùng quan trọng hơn vẻ ngoài của nó. Thẻ đã thu hồi mà chưa xoá quyền trong hệ thống thì vẫn mở được cửa. Nên gắn việc huỷ quyền thẻ vào cùng quy trình bàn giao khi nghỉ việc.
Tệp danh sách nhân sự dùng để in hàng loạt nên xoá sau khi in xong, không để tồn trên máy tính đặt cạnh máy in thẻ.
Câu hỏi thường gặp
In thẻ nhân viên mất bao lâu cho mỗi thẻ?
Với máy in nhiệt trực tiếp, một thẻ in màu một mặt mất khoảng vài chục giây kể từ lúc bấm in. Thời gian thực tế phụ thuộc model máy và việc in một hay hai mặt.
Thẻ nhân viên in ra có bị phai màu không?
Mặt in sẽ mờ dần nếu cọ xát trực tiếp hằng ngày. Dùng bao đựng thẻ hoặc chọn ruy băng có lớp phủ bảo vệ sẽ kéo dài tuổi thọ mặt in rõ rệt.
Có in được lên thẻ chip đã phát hành sẵn không?
Được, miễn bề mặt phôi là PVC nhẵn và độ dày nằm trong dải máy chấp nhận. Nên gửi trước một thẻ mẫu để kỹ thuật chạy thử, tránh trường hợp phôi có bề mặt lạ làm mực không bám.
Một cuộn ruy băng in được bao nhiêu thẻ?
Số thẻ trên mỗi cuộn được nhà sản xuất ghi rõ theo từng mã ruy băng và từng dòng máy. Cho biết model máy để kỹ thuật báo đúng số thẻ trên cuộn của mã đang dùng.
Công ty ở tỉnh có được hỗ trợ kỹ thuật không?
Có. Phần lớn tình huống được xử lý từ xa qua hình ảnh và video thao tác; trường hợp cần thay linh kiện sẽ được hướng dẫn gửi máy hoặc bố trí kỹ thuật.
Cần tư vấn cấu hình cho công ty của bạn?
Cho biết số nhân viên, có cần in hai mặt không và hệ thống chấm công đang dùng loại thẻ nào, đội ngũ kỹ thuật sẽ đề xuất cấu hình máy cùng vật tư đi kèm.
Bài liên quan
- In thẻ định danh bảo mật: chống làm giả từ phôi thẻ tới lớp phủ
- In thẻ thành viên cho cửa hàng, phòng gym và spa
- In thẻ khách sạn: thẻ chìa khoá phòng và thẻ nhân viên
Liên hệ tư vấn máy in thẻ nhựa
MayInTheNhua.com là nhà cung cấp máy in thẻ nhựa, máy khắc laser trên thẻ và vật tư thẻ tại Việt Nam, phân phối chính hãng các thương hiệu Matica, Swiftpro, HiTi, Solid cùng đầy đủ ruy băng, phôi thẻ và phụ kiện đi kèm.
- 📍 Địa chỉ: 51-53 Phổ Quang, Phường Tân Sơn Hòa, TP.HCM
- 📞 Hotline: 0909.961.535
- 📧 Email: info@mayinthenhua.com
- 🌐 Website: MayInTheNhua.com
👉 Liên hệ ngay để được tư vấn máy in thẻ nhân viên!
Xem toàn bộ máy in thẻ nhựa đang phân phối →
mayinthenhua.com
Máy in thẻ nhựa chính hãng & hệ vật tư đồng bộ – trực thuộc Công ty TNHH Kỹ thuật Công nghệ Nam Sơn.
- Hotline / Zalo: 0909.961.535
- Email: info@mayinthenhua.com
- HCM: 51-53 Phổ Quang, P. Tân Sơn Hòa · Hà Nội: 64 Trúc Khê, P. Láng
